Cách trình bày tốt trong hội nghị

Thỉnh thoảng nhận được thư của các bạn từng theo học trong những workshop về “kĩ năng mềm” làm tôi … ấm lòng. Mấy lần trước, tôi đã chia sẻ với các bạn về những trường hợp mà học viên ứng dụng thành công những gì tôi hướng dẫn, hôm nay xin trích một thư của một học viên thành công, và cũng nhân cơ hội này trả lời ngắn cho em ấy luôn.

Email viết (trích):

Em là L, đã tham gia 2 workshop của Thầy tại Tp.HCM, những workshop của Thầy rất bổ ích và "đúng" vào thời điểm em đang cần. Sau workshop viết bài báo khoa học, em đã có 1 accepted paper, mới đây, workshop về trình bày báo cáo trong hội nghị, em có đặt câu hỏi cho thầy, lúc đó em đang băn khoăn có nên tham dự hội nghị KH & trình bày bài accepted paper của mình được không, lúc đó em cũng đang xin tài trợ kinh phí đi dự hội nghị từ NAFOSTED, bây giờ đã được chấp nhận (trong workshop em có hỏi Thầy về các tổ chức nào có tài trợ cho sinh viên ra nước ngoài tham dự hội nghị). Chỉ có điều họ sẽ chi trả sau khi em đi về, vé máy bay họ đã book cho em, em thấy cũng hơi rắc rối, chi phí tham dự conference, book hotel ...

Em viết email 1 là muốn cám ơn Thầy, hy vọng sau này có cơ hội học với Thầy vì Thầy chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm quý báu, 2 là xin hỏi Thầy kinh nghiệm để em trình bày tốt trong hội nghị, ngày mai là em bay rồi thưa Thầy, vì thời gian cấp bách, Nafosted chấp nhận cách vào đầu tuần này ( thứ 2), cuối tuần em đã bay, ít có thời gian chuẩn bị, nên em chưa thực hành tập nói gì nhiều ạ.

Em thường xuyên đọc trang web của Thầy, em nhớ câu: Làm gì thì làm, nhưng không được làm mất mặt người Việt Nam :)

Chúc Thầy sức khỏe.

Tôi thường đặt ra một mục tiêu cho mỗi workshop tôi làm là phải có outcome. Outcome ở đây có lẽ nên dịch là thành quả. Học viên sau khi xong khoá học phải có thành quả, như công bố được bài báo khoa học (đây là chỉ tiêu tham vọng nhất, nhưng tôi phải đặt ra). Trong quá khứ đã có nhiều em và đồng nghiệp làm được điều này và thế là nâng cao năng suất khoa học cho Việt Nam. Có em làm được chỉ nhờ đọc những bài viết trên web chứ không có điều kiện tham dự trực tiếp trong các workshop. Nói thật lòng, đó là những thành quả tôi lấy làm tự hào và là động cơ để tiếp tục làm những việc như thế này. Có lần tôi nói trong workshop về trình bày là mấy em bây giờ giỏi hơn tôi mấy chục năm trước, vì các em nói tiếng Anh một cách tự tin, biết thực hành đúng bài bản những gì được hướng dẫn. Đó là nhận xét chân tình, chứ không phải “ngoại giao”.   Đây là những người sẽ giúp Việt Nam hội nhập quốc tế về khoa học trong tương lai.

Em L hỏi cách nào để trình bày tốt. Tôi chỉ có thể khuyên nhanh như thế này:

1. Tìm hiểu khán giả trong hội nghị là ai. Nếu là hội nghị quốc tế thì chắc trong khán giả có người là bậc thầy cô của mình, có người cũng như mình (tức nghiên cứu sinh), nói chung là đa dạng, thì em nên tập trung vào nghiên cứu của mình. Cố tránh những slide mang tính lên lớp (vì mình chưa ở vị trí dạy thầy cô mình) hay những kiến thức kinh điển (vì sẽ làm cho người ta cười mình là trẻ con). Nên đi thẳng vào vấn đề, không nên loanh quanh làm mất thì giờ người khác.

2. Xác định “money slide”. Như tôi có nói trong workshop trước, mỗi bài nói chuyện trong hội nghị phải có cái gọi là money slide, tức là slide có dữ liệu quan trọng nhất, dữ liệu định hình cái nghiên cứu của mình. Đó là slide ăn tiền, slide mà khi họ về nhà vẫn còn nhớ đến mình.  Tất cả các slides khác phải được soạn để yểm trợ cho cái money slide.

3. Khi soạn slides, nhớ đến qui ước n x n. Mỗi slide (nếu text) chỉ nên có khoảng 5-6 dòng thôi, và mỗi dòng nên giới hạn 5-6 chữ. Điều chỉnh số chữ bằng cách chọn font size thích hợp. Nhớ chọn font không chân! Nhớ chọn màu cho thích hợp. Nếu phòng rộng thì chọn màu nền là xanh đậm và chữ trắng hay vàng; nếu phòng hẹp thì chọn màu nền là màu sáng (trắng) và chữ đậm. Nếu có thể, cố gắng dùng nhiều biểu đồ và hình ảnh thay vì dùng slides bằng chữ.

3. Thực hành. Nên nhớ mỗi slide chỉ có 1 phút là tối đa. Nếu người ta cho em 15 phút thì em nên có tối đa là 15 slides. Thực hành nói rất quan trọng. Em nên làm như sau:

• Cách hay nhất là em soạn (viết ra) toàn bộ bài nói chuyện. Trong bài nói chuyện, em soạn luôn câu mởi đầu, và những câu quan trọng cho từng slide.
• Soạn xong, em nên học thuộc lòng (nếu được), vì tiếng Anh không phải là tiếng mẹ đẻ nên học thuộc lòng cho … chắc ăn.
• Thực hành nói: em đứng trước kiếng hay gì đó và thực hành nói, xem có đúng giờ không. Khi đã ok, em mời vài đồng nghiệp vào nghe em nói và đề nghị họ theo dõi giờ, theo dõi điệu bộ xem có ok không.
• Không bao giờ chủ quan! Trước ngày trình bày, em nên thức sớm và thực hành (trước khi đi ăn sáng!) Ăn sáng xong thì thực hành khó lắm. Ngay trước khi trình bày em vào phòng Speaker (trong hội nghị quốc tế có những phòng dành cho speakers), xem lại slides xem có hình ảnh nào "trật đường rầy" hay những câu chữ nào cần thêm/bỏ, và thực hành một lần nữa.
• Khi đã ok, em bỏ slide ra, và nghĩ đến tình huống bị cúp điện và em vẫn nói như phây! (Học thuộc lòng rồi, nên chuyện trục trặc kĩ thuật chẳng có vấn đề gì cả).

4. Tập nói. Khi nói, nên nhớ câu đầu là lúc nào cũng cám ơn ban tổ chức và khen thành phố mình đến dự một chút :-). Chẳng hạn như: Thank you, Mr chairman, for your kind introduction. Thank you the organizing committee for giving me an opportunity to come to this BEAUTIFUL CITY and present my work concerning [tựa đề bài báo cáo]. Vạn sự khởi đầu nan: câu mở đầu rất quan trọng. Nếu câu mở đầu trôi chảy, xác suất cao là bài nói chuyện sẽ suôn sẻ. Nếu thành phố em đến có một sự cố nào đó (như Bangkok bị bão lụt chẳng hạn) em nên nói một câu chia buồn với người ta.  Nói được như thế em sẽ gây cảm tình ở khán giả ngay!  Nếu em tự tin khả năng tiếng Anh của mình, có thể nói một câu pha trò để khán giả thức dậy. Dĩ nhiên là nếu chia buồn thì tuyệt đối không được pha trò. 

Khi chuyển từ slide này sang slide khác, em nên dùng nhiều kĩ thuật transition như có đề cập trong workshop.  Chẳng hạn như trước khi chuyển sang slide khác, em nói "In the next slide, I will show .." hoặc "Shown in the next slide is ..." và tay thì đã bấm, xong câu là slide hiện lên ngay.  Làm như thế bài nói chuyện của em sẽ trôi chảy, không đứt đoạn một cách buồn cười.  Khi thấy khán giả có người ngủ, em nói một câu vực họ dậy, như I would like to ask you to pay attention to this figure (nói lớn và nhấn mạnh), hoặc this slide is very important, because ..., hoặc This result is quite remarkable ... Nói bằng giọng nhấn mạnh, chậm nhưng chắc!

5. Câu hỏi. Khi nói xong, em nên có một câu mời gọi người ta đặt câu hỏi. Một cách nói đơn giản là: Thank you for your attention. I would be happy to discuss with you about any point that is not clear in my presentation. Không trốn tránh câu hỏi.  Trước khi trả lời, cám ơn người đặt câu hỏi (thank you for your interesting question). Nếu câu nào khó quá thì nói sẽ bàn thêm hay hỏi trong khán giả có ai biết thì trả lời hộ.  Nếu người hỏi muốn "kiếm chuyện" thì nên bình tĩnh và tỏ ra mình cao hơn họ bằng cách nói rằng "MY VIEW is that .... MY VIEW may not be consistent with yours, but it is consistent with evidence".  Nhấn mạnh là MY VIEW bằng cách nói chậm và lên giọng. Nếu còn ngoan cố hỏi nữa, thì em nói là chúng ta đồng ý là bất đồng ý kiến (we agree to disagree on this point, thank you).  

Nên nhớ là slide cuối cùng phải có cám ơn (acknowledgements). Cần nói thêm là ở VN tôi thấy người ta ít khi cám ơn ai, làm như tất cả dữ liệu là chỉ do họ khám phá ra! Em phải tỏ ra “văn minh” là cám ơn đồng nghiệp và bất cứ ai giúp mình làm được cái nghiên cứu. Ai đó cho tiền em đi dự hội nghị, em phải cám ơn người ta trong slide. NAFOSTED cho tiền thì phải cám ơn họ một cách trịnh trọng. Chẳng những trong slide mà còn phải nói rõ ràng. Cám ơn ban tổ chức đã cho em cơ hội trình bày (ví dụ: I also thank the organizing committee for giving me an opportunity to present my data here in this conference).

Đó là vài lời khuyên nhanh cho em và các bạn. Hi vọng và chúc các bạn một buổi trình bày thành công.

NVT