Văn hóa hội họp

Bài này vốn là một "phản hồi" về một lá thư của một bạn đọc trên TT. Bài đăng xong thì hôm qua tôi lại chứng kiến những gì tôi viết xảy ra y chang trong một hội nghị ở TPHCM. Một hội nghị chỉ vài trăm người mà có đến 1 phó thủ tướng và 1 bộ trưởng đến tham dự, ủa quên, đọc diễn văn! Tốn biết bao nhiêu tiền! Hai ông VIP này phải bay từ Hà Nội vào Sài Gòn, đem theo vệ sĩ, nhân viên tùy tùng biên chép, tất cả đều ở phòng VIP khách sạn 5 sao, v.v... Tốn rất nhiều tiền. Mà, hai vị này chỉ đọc bài diễn văn đã được viết sẵn trong vòng 5-10 phút. Do đó, nếu tính toán chi li theo giờ thì chi phí cho 2 vị này rất cao (và đó là chưa kể "bao thư"). Tôi tự hỏi chẳng hiểu sao ban tổ chức phải tốn quá nhiều tiền như thế trong khi nước này còn quá nghèo.

Hôm qua tôi cũng có một kỉ niệm nhỏ mà vui vui. Số là khách sạn và ban tổ chức hội nghị phải trải thảm đỏ cho 2 vị VIP đi từ cổng khách sạn lên tầng 2 của hội trường hội nghị. Hai bên đường là một số quan chức và các cô cầm những bó hoa (chẳng biết để làm gì!) chào đón hai ông VIP. Tôi mắc việc gấp nên phải đi qua thảm, nhưng bị chận lại vì họ nói rằng VIP chưa đến, tôi không được bước qua thảm khi VIP chưa đi qua! Wow! Quan liêu thật. Tò mò, tôi đứng xa xem VIP ra sao thì 2 phút sau thấy VIP phó thủ tướng đi qua, rồi VIP thứ 2 đi sau, cùng với bầu đoàn thê tử. Chờ các VIP đi xong, tôi hỏi là bây giờ tôi bước qua được chưa, thì được trả lời là ok. Thật ra, tôi chỉ đùa thôi, vì tôi bước ra ngoài khách sạn và đánh một vòng phía ngoài để khỏi phải bước theo vó của các VIP trên tấm thảm đỏ đó. Tôi thấy mình hài lòng lắm.

NVT

===

http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/Index.aspx?ArticleID=330285&ChannelID=118

Văn hóa hội họp

TT - Những thói quen được mô tả trong bài “Những thói quen không đẹp mắt” (Tuổi Trẻ ngày 1-8-2009) là hoàn toàn đúng với thực tế, và những thói xấu đó phản ánh một sự thấp kém về văn hóa hội họp. Sự thấp kém đó gieo một ấn tượng tiêu cực trong người nước ngoài về con người và văn hóa VN, nhất là trong kinh doanh và hoạt động khoa học.

Quả thật, kinh nghiệm cá nhân của tôi trong các hội nghị khoa học ở VN cho thấy nhiều nhà khoa học xứ mình hình như chưa quen với những quy ước trong hội họp nên không ít người rất vô tư nói chuyện ồn ào, mở điện thoại di động như ở văn phòng mình (thậm chí có người còn la hét nhân viên trong điện thoại!), không để ý theo dõi diễn giả hay bài thuyết trình, ăn mặc xốc xếch... làm nhiều khách nước ngoài nhìn vào thấy ngao ngán.

Ngoài những thói xấu trên, tôi còn ghi nhận một số thói quen khác cũng có thể liệt vào loại thói xấu của “phe ta”.

Thứ nhất là nói quá giờ. Trong các hội nghị khoa học, tôi thấy các diễn giả VN thường không để ý đến thời lượng cho phép nên nói quá giờ, và đó là một sự mất lịch sự cho diễn giả kế tiếp.

Thứ hai là hay tỏ ra lên lớp với diễn giả. Thông thường khi một bài thuyết trình hay bài nói chuyện xong là đến phần câu hỏi và thảo luận với diễn giả, và theo quy ước chung là người hỏi và trả lời phải giới hạn trong nội dung bài nói chuyện và giới hạn trong vòng 1 hay 2 phút. Thế nhưng rất nhiều lần tôi thấy các vị “cây đa cây đề” không đặt câu hỏi mà lại đứng lên lên lớp với diễn giả, hay phát biểu quan điểm cá nhân của họ, tức chẳng ăn nhập gì với bài nói chuyện! Lại có người rất thích tấn công diễn giả bằng những bắt bẻ chi tiết chẳng quan trọng làm mất thì giờ buổi hội thảo.

Ở nước ngoài, tôi từng chứng kiến những “cây đa cây đề” trên 80 tuổi lắng nghe diễn giả thuộc hàng học trò, thậm chí con cháu của họ, bằng một thái độ hết sức nghiêm chỉnh. Ngay cả khi đứng dậy hỏi, các vị này vẫn phải xếp hàng chờ đến lượt mình, và lúc nào cũng lịch sự với đồng nghiệp trẻ tuổi. Có khi hai bên thầy trò bất đồng ý kiến, người ta chỉ nói nhẹ nhàng và hóm hỉnh: “Chúng ta nhất trí rằng chúng ta không đồng ý với nhau”. Đó là văn hóa hội họp mà theo đó dù mình không đồng ý với diễn giả, mình vẫn cho diễn giả một cơ hội phát biểu quan điểm của họ.

Thứ ba là bỏ về nửa chừng khi hội thảo chưa xong. Một thói quen xấu trong các hội nghị ở VN mà tôi hay thấy là buổi sáng hội nghị được khai mạc hoành tráng với hàng loạt diễn văn của các quan chức, người dự đông đủ, nhưng sau lần giải lao đầu tiên các quan chức đọc diễn văn đi hết, và số người dự giảm thấy rõ. Đến buổi chiều thì có khi chỉ còn 1/3 người dự.

Thứ tư là thủ tục khá rườm rà. Tôi thấy nhiều hội nghị khoa học ở VN chẳng giống ai ở điểm có quá nhiều diễn văn trước khi khai mạc hội nghị. Chẳng hạn như một hội nghị tầm quốc gia thì thế nào cũng có bộ trưởng (hay người đứng đầu ngành) phát biểu vài ba câu, rồi đến chủ tịch hội, rồi đại diện địa phương, rồi ban tổ chức, rồi nhà tài trợ... làm mất một giờ đồng hồ.

Ở nước ngoài các hội nghị thu hút nhiều đại biểu, mà chỉ có một bài diễn văn khai mạc duy nhất kéo dài không đầy 5 phút, không có đại diện chính quyền, và chắc chắn chẳng có bộ trưởng nào rảnh việc để đi nói chuyện trong các hội nghị chuyên ngành như thế.

Tuy nhiên, tôi phải nói ngay rằng những thói xấu này không phải chỉ có ở VN, mà còn xuất hiện tại một số hội nghị ở vùng Đông Nam Á, Trung Quốc mà tôi từng dự. Tuy nhiên, vẫn theo kinh nghiệm cá nhân, tần số xảy ra ở VN có vẻ cao hơn các nước trong vùng. Ngay cả ở cộng đồng người Việt ở nước ngoài, những người đã có ít nhiều tiếp xúc với phương Tây, những thói xấu đó vẫn còn tồn tại.

NVT

10 quy ước hội họp

1. Khi được mời tham dự hội họp hay hội thảo, nên trả lời thư mời để tỏ sự kính trọng đến người mời.

2. Đi họp đúng giờ. Tốt nhất là đến trước giờ để chuẩn bị tốt.

3. Phải chuẩn bị tốt. Luôn luôn đem theo giấy bút hay các tài liệu cần thiết để trình bày hay thảo luận.

4. Không ngắt lời diễn giả. Phải lắng nghe diễn giả hết câu rồi mới đến lượt mình phát biểu.

5. Giữ im lặng. Không ồn ào, không gây tiếng động bất thường, và điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung.

6. Xếp hàng chờ phát biểu. Khi đặt câu hỏi nên giơ tay và chờ chủ tọa gọi để phát biểu.

7. Khi đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, và chỉ hỏi một câu. Nếu hỏi nhiều câu phải nói rõ câu 1, câu 2...

8. Chú ý lắng nghe vấn đề diễn giả muốn nói để tránh lạc đề. Tránh hỏi những chi tiết không quan trọng và không dính dáng đến vấn đề đang thảo luận.

9. Kiên nhẫn và bình tĩnh. Không nên tỏ ra hối hả, sốt ruột, không gõ viết, không chỉ tay, không đập bàn và không nên lên lớp với diễn giả.

10. Tham dự hội họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời hội trường khi hội nghị chấm dứt. Không nên bỏ ra giữa chừng trong khi bất cứ một diễn giả nào đang nói chuyện.